Nach einer Untersuchung von IDC verbraucht durchschnittlich jeder Mitarbeiter wöchentlich 3,5 Stunden für erfolglose Suche nach Dokumenten und weitere 3 Stunden um den Inhalt der nicht aufgefundenen Dokumente wiederherzustellen. Laut AIIM (Association for Information and Image Management) verbringen Fachanwender 5 bis 15 Prozent ihrer Arbeitszeit beim Lesen von Informationen, aber bis zu 50% mit der Suche danach! IDC errechnete daraus Personalkosten von circa 10 Millionen Dollar pro Jahr für ein Unternehmen mit etwa 1000 Mitarbeitern, die durch ineffiziente Suche verloren gehen. Jedes Unternehmen hat eine Fülle von Daten und Informationsflüssen, deren Verwaltung oft äußerst schwierig ist, da diese Informationen meist in den unterschiedlichen persönlichen Ablagen und Mailboxen gespeichert sind. Damit sind diese Daten oft für diejenigen, die gerade diese Information benötigen nicht oder nur sehr mühsam zugänglich. Zudem sind gewisse Informationen nur einzelnen Personen im Unternehmen bekannt. Die Folge: große Informationsdefizite, Fehlinformationen und Verzögerungen, die zu beträchtlichem Aufwand und hohen Kosten führen können.